Chúng ta đang ở trong thời đại phát triển của công nghệ và việc áp dụng chuyển đổi số vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và Chuỗi Cung Ứng nói riêng chỉ là chuyện sớm muộn. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa sẵn sàng cho công cuộc chuyển đổi số này vì còn nhiều rào cản. Qua bài viết này, ATALINK sẽ chia sẻ với doanh nghiệp 10 rào cản hàng đầu cản trở việc triển khai giải pháp Quản trị Chuỗi Cung Ứng (Supply Chain Management – SCM) thành công.
1.Sự quyết tâm từ quản lý cấp cao đến nhân viên
Nhiều chủ doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay còn xa lạ với chuyển đổi số, cộng thêm tâm lý ngại thay đổi và tiếp xúc với cái mới. Tuy nhiên, để thực hiện dự án SCM thành công, bắt buộc phải có sự chấp thuận và tham gia từ ban quản lý cấp cao – người có tính quyết định. Để vượt qua khó khăn này, đơn vị triển khai nên tư vấn và đồng hành cùng ban lãnh đạo trong mọi giai đoạn dự án. Đồng thời, ban dự án phải thường xuyên báo cáo tình hình triển khai theo tiến độ nhằm giúp ban lãnh đạo theo dõi và đánh giá hiệu quả.
2.Chưa đánh giá đúng nhu cầu của Doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai
Doanh nghiệp ý thức được việc cần thiết sử dụng hệ thống SCM nhưng chưa phân tích đúng nhu cầu, các vấn đề đang tồn tại và cần giải quyết tại Công ty. Điều này dẫn đến sự lãng phí về nguồn lực và hệ thống khi áp dụng sẽ không đem lại hiệu quả như mong muốn. Doanh nghiệp cần tiến hành việc đánh giá khách quan toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp trong hiện tại và trong kế hoạch phát triển 3 – 5 năm tiếp theo. Trong việc đánh giá này, Doanh nghiệp có thể sử dụng bên thứ 3 để có kết quả chính xác hoặc kết hợp với nhà cung cấp giải pháp.
3.Chưa đánh giá đúng mức về thời gian và nguồn lực khi triển khai
Giai đoạn chuẩn bị cho dự án tuy chỉ là bước đầu nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc dự án có triển khai thành công hay không. Nhiều doanh nghiệp khi thực hiện dự án đã bỏ qua bước này hoặc chưa chuẩn bị đánh giá đúng mức, dẫn đến sự hụt hơi về nguồn lực ở giai đoạn sau. Để khắc phục vấn đề này, Doanh nghiệp tùy theo vào khối lượng công việc ở từng bộ phận mà có kế hoạch cho thời gian hoàn thành, bố trí nguồn lực hợp lý khi triển khai, áp dụng SCM. Trong giai đoạn đầu, vai trò của bên nhà cung cấp giải pháp cũng không kém phần quan trọng. Nhà cung cấp cần khảo sát đúng về nguồn lực của Doanh nghiệp để đưa ra lời tư vấn hợp lý, trao đổi cụ thể về hệ thống SCM trước khi bắt tay vào thực hiện.
các yếu tố liên quan đến dự án
4.Chưa thúc đẩy được nhân viên chuyển đổi sang hệ thống mới
Thái độ của nhân viên đối với hệ thống góp phần quyết định vào sự thành công của dự án SCM. Dự án có thể vấp phải khó khăn từ một số nhân viên có tư tưởng ghét thay đổi, ghét sử dụng công nghệ. Vì khi triển khai, hệ thống SCM không chỉ thay đổi kiến thức và kỹ năng của nhân viên mà quan trọng hơn, hệ thống còn ảnh hưởng đến văn hóa làm việc của Công ty. Đây là một bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đối số ở một Doanh nghiệp, đặc biệt là các Doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống quản lý bao giờ. Do vậy, Doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp giải pháp cần có kế hoạch truyền thông nội bộ đầy đủ đến tất cả phòng ban trong công ty về quá trình triển khai. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần ban hành chính sách, quy định khuyến khích, đánh giá và thưởng phạt đúng mức nhằm quản lý những thay đổi và đối phó với sự kháng cự.
Các công việc cần làm trước khi ban hành chính sách:
- Xác định những nhân sự sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án
- Công khai thảo luận về những nhu cầu cần triển khai SCM và tầm ảnh hưởng dự án sẽ đem lại
- Giải thích nhiệm vụ của nhân viên nhằm đảm bảo thành công cho dự án
- Liệt kê các phần thưởng và hình phạt phù hợp, giúp thúc đẩy việc chuyển đổi sang hệ thống mới
5.Đào tạo sử dụng hệ thống cho nhân viên
Hệ thống SCM sẽ chỉ tốt khi những người sử dụng hiểu được hệ thống. Việc đưa giải pháp SCM vào quy trình làm việc sẽ làm cho nhiều nhân viên gặp bỡ ngỡ và khó khăn khi hệ thống mới làm xáo trộn quy trình làm việc và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vì vậy, một trong những thách thức chính Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt đó là đảm bảo nhân sự công ty được đào tạo đầy đủ về hệ thống. Về phần này, đơn vị triển khai cũng cần hỗ trợ Doanh nghiệp đánh giá đúng trình độ của nhân viên để có các phương án đào tạo phù hợp. Nhân viên của một Doanh nghiệp đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm CRM, ERP sẽ có lộ trình đào tạo khác với Doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống nào. Từ đó, Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ với đơn vị triển khai để tổ chức các buổi training offline và online hiệu quả.
6.Doanh nghiệp không tuân thủ quy trình triển khai
Rủi ro lớn nhất cho Doanh nghiệp khi triển khai là không tuân thủ nghiêm túc quy trình do nhà cung cấp giải pháp đưa ra. Vì mỗi bước trong quy trình đều được nghiên cứu để đảm bảo tính thành công của dự án, một sai lệch dù rất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Bên cạnh đó, một số Doanh nghiệp muốn đưa ra nhiều yêu cầu chỉnh sửa so với kế hoạch ban đầu. Đây là một sự lãng phí lớn và rủi ro cao khiến dự án trật bánh khỏi mục tiêu chính. Để tránh gặp phải vấn đề này, ngay từ bước tiếp cận và tìm hiểu, nhà cung cấp cần phải chia sẻ cụ thể về phương pháp luận, quy trình và lộ trình của dự án để Doanh nghiệp hiểu và thực hiện đúng.
7.Thiếu ngân sách khi triển khai SCM
Khi lập ngân sách, doanh nghiệp không tính đến các chi phí tài chính dài hạn và gián tiếp cho việc triển khai hệ thống SCM. Vì vậy công ty cần có người chịu trách nhiệm lên kế hoạch tài chính đầy đủ, theo dõi tiến độ với đội triển khai để kiểm soát dòng tiền và chi phí.
8.Doanh nghiệp ngần ngại trong việc chia sẻ thông tin với nhà cung cấp giải pháp
Để giải pháp SCM thực sự hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp phải thấu hiểu nhau ở mức chi tiết, đặc biệt là các thông tin quan trọng liên quan đến Chuỗi Cung Ứng của Doanh nghiệp. Đây là vấn đề mà nhiều Doanh nghiệp băn khoăn và ngần ngại chia sẻ. Do vậy, nhà cung cấp cần đưa ra các thông tin hữu ích và đáng tin cậy để Doanh nghiệp có thể đặt niềm tin vào dự án như: quy trình triển khai dựa trên phương pháp luận cụ thể, các chứng nhận bảo mật thông tin, thỏa thuận bảo mật, quy trình bảo mật…Đồng thời, nhà cung cấp cần thể hiện sự quyết tâm thực hiện dự án thành công qua tinh thần phục vụ cao của đội ngũ nhân viên trong suốt quá trình triển khai.
là chìa khóa cho thành công dự án
9.Sự không thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp hệ thống SCM
Việc trao đổi, truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp có thể xảy ra sai sót, thiếu thông tin, khiến hai bên không hiểu nhau, dẫn đến nhiều trục trặc trong việc triển khai hệ thống SCM. Vì vậy, hai bên phải thông báo thông tin cho nhau chính xác và kịp thời để xác định những vấn đề mà cả hai bên đã, đang và sẽ cần hoàn thiện.
10.Doanh nghiệp không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai
Một số doanh nghiệp chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống SCM. Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị ngừng lại giữa chừng mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi ích mà SCM đem lại. Để khắc phục được tình trạng này, khi tư vấn, đối tác triển khai cần thẳng thắn và trung thực chia sẻ những khó khăn trong việc tiến hành triển khai SCM. Từ đó, chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để vượt qua khó khăn.
Trong quá trình triển khai hệ thống SCM, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải một số khó khăn và rào cản nhất định. Tuy nhiên, với sự hợp tác tin cậy của nhà cung cấp cùng quyết tâm cao của ban lãnh đạo và toàn bộ thành viên, Doanh nghiệp chắc chắn có thể vượt qua những khó khăn đó và thu về quả ngọt kinh doanh.